 |
| "Proposal" || cc.europe.edu |
Karena disadari perannya yang sangat penting, maka orang-orang yang aktif dalam berorganisasi merasa perlu memiliki keterampilan dalam menyusun proposal dan laporan kegiatan.
Proposal dan Laporan Kegiatan yang disusun baik, dapat menjadi indikator kualitas tim atau panitia atau personil organisasi tertentu. Nah, disadari dewasa ini banyak ditemui kesalahan penyusunan ataupun ketidakmampuan menyusun proposal dan laporan kegiatan. Bahkan ada yang menyepelekan kemampuan tekhnis ini.
Menyadari betapa pentingnya pemahaman tentang penyusunan proposal dan laporan kegiatan, maka saya merespon baik permintaan panitia untuk menyampaikan materi ini. Adapun materi ini, merupakan formulasi dari pengalaman serta pengetahuan yang penulis dapatkan selama aktif berorganisasi.
APA ITU PROPOSAL ?
Kata proposal dalam Bahasa Inggrisè Propose = ”mengusulkan, menawarkan” , Proposal = ”usul”. Jadi proposal dapat kita definisikan sebagai : ”Sebuah dokumen yang berisikan konsepsi usulan atau penawaran tentang sesuatu hal untuk mencapai maksud tertentu dari pihak pengusul kepada pihak penerima usulan”
”Sesuatu hal” yang diusulkan atau ditawarkan oleh pihak pengusul dapat berupa:
- Barang
- Jasa
- Program / Kegiatan (usaha, olahraga, seni, pembangunan, ilmiah dll).
- Kerjasama
Karena itu proposal ada bermacam-macam bentuk tergantung pada apa yang ditawarkan. Bentuk-bentuk atau jenis proposal, misalnya:
- Proposal penjualan barang
- Proposal jasa
- Proposal program / kegiatan
- Proposal Pembangunan
- Proposal Kerjasama
- Proposal Usaha
- Dll.
Untuk bahasan kita saat ini, akan difokuskan pada PROPOSAL PROGRAM atau PROPOSAL KEGIATAN.
Tujuan orang atau organisasi atau lembaga tertentu membuat proposal kegiatan adalah untuk mengusulkan atau menawarkan suatu hal (program/kegiatan) kepada pihak lain dengan tujuan supaya pihak lain dapat bekerjasama menyukseskan kegiatan, membantu pembiayaan atau kebutuhan kegiatan, atau menyetujui usulan tersebut.
Dalam hal ini, proposal telah berfungsi: pertama, sebagai media yang menjembatani kesenjangan pemahaman antara pihak pengusul dan penerima usulan, sehingga lewat proposal pemahaman yang sama secara bersama antara pihak pengusul dan penerima usulan dapat terbentuk. Kedua, proposal menjalankan fungsi sebagai dokumen yang memberikan gambaran tentang program dan menjadi bahan acuan (kerangka acuan / term of refference / ToR) bagi pihak yang terlibat dalam kegiatan. Ketiga, proposal berfungsi menjadi dokumen yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dari pihak penerima usulan (misalnya sponsor atau donatur) untuk mengambil keputusan: mau bekerjasama / membantu atau tidak.
Jadi, sampai disini sangatlah jelas arti penting proposal bagi suksesnya suatu program atau kegiatan. Jika proposal tidak dapat dibuat sebaik mungkin dan tidak dapat memenuhi peruntukannya, maka proposal tersebut akan mubazir.
KRITERIA PROPOSAL YANG BAIK
Bagaimana kriteria proposal yang baik, supaya dapat diterima oleh pihak penerima usulan atau bisa memenuhi fungsi di atas ?
Proposal yang baik, paling tidak harus memenuhi syarat:
1. Keindahan, kerapihan (termasuk bahasa)
2. Jelas, mampu menjelaskan maksud atau mampu menggambarkan dengan jelas tentang kegiatan
3. Informatif, mampu menginformasikan segala hal yang akan menunjang pertimbangan.
4. Mampu meyakinkan bahwa pihak penerima usulan juga akan mendapatkan keuntungan dengan program tersebut. Atau paling tidak penerima usulan yakin bahwa program tersebut baik dan perlu dibantu.
5. Rasional baik dari segi format kegiatan maupun usulan pembiayaan.
BAGIAN-BAGIAN PROPOSAL KEGIATAN
Meskipun terdapat variasi, namun umumnya proposal terdiri dari bagian-bagian:
1. Identitas
Mencakup: Identitas Program dan Identitas Organisasi Pengusul. Biasanya identitas program dan lembaga pengusul sudah terakomodir pada cover proposal atau kertas kop panitia, atau ditulis di bagian awal:
Contoh:
I. Nama Kegiatan : Perkemahan Karya Remaja GMIM Kinilow
II. Pendahuluan
................
................
2. Pendahuluan / Dasar Pemikiran / Latar Belakang
Berisikan pertimbangan-pertimbangan rasional / yang masuk akal yang melatarbelakangi sehingga pelaksana program / kegiatan mau melaksanakan program ini. Jadi bagian ini akan menginformasikan mengapa program ini dilaksanakan.
3. Dasar Pelaksanaan / Legalitas Organisatoris Program
Berisikan aturan-aturan organisasi yang melegitimasi program yang diusulkan, misalnya: Tata Gereja...., AD/ART, Surat Keputusan dll.
4. Tujuan
Hal-hal yang hendak dicapai yang sifatnya agak ideal belum konkrit (abstrak), umum.
5. Sasaran / Goal (Hasil Yang Diharapkan)
Tujuan yang bersifat konkrit, terukur. Maksudnya, telah mejelaskan bahwa kegiatan ini akan menghasilkan apa dan berapa banyak.
Contoh: Sasaran Pelatihan ini adalah: menghasilkan minimal 50 orang kader remaja gereja yang dapat menyusun proposal program.
6. Manfaat
Apa manfaat dari hasil progam. Manfaat bukan Cuma untuk organisasi / pelaksana tetapi untuk semua pihak yang akan terlibat: peserta, pemerintah, lembaga mitra, sponsor, masyarakat, jemaat, dsb.
7. Bentuk / Jenis Kegiatan/Metode
Kegiatan apa saja yang hendak dilaksanakan
8. Waktu dan Tempat
9. Peserta / Target Group (kriteria dan jumlah)
10. Pengorganisasian (Lampiran SK Panitia)
11. Pembiayaan (Pemasukan-Pengeluaran, Sumber dana)
12. Lampiran-lampiran (jadwal, materi, kriteria sponsorship dll)
TEKNIK MENYUSUN PROPOSAL
Secara tekhnis, untuk bisa menyusun proposal hanya dapat kita lakukan kalau kita mau mencobanya. Hilangkan pikiran tidak mampu. If You think can, You can !!!
Langkahnya mengikuti urutan / bagian-bagian di atas. Namun akan lebih mudah, jika apa yang hendak dituangkan di proposal sudah dirapatkan terlebih dahulu. Biasanya isi dari pproposal menjadi agenda utama rapat perdana. Kalau semua sudah jelas, maka si konseptor, tinggal mengatur bahasa / redaksinya.
APA ITU LAPORAN KEGIATAN ?
Laporan Kegiatan adalah dokumen yang hendak memberikan informasi tentang pelaksanaan kegiatan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Fungsi laporan kegiatan adalah :
- Indikasi adanya aspek moral / akuntabilitas
- Informasi
- Bahan evaluasi
- Bahan pertimbangan kedepan
BAGIAN-BAGIAN LAPORAN KEGIATAN
1. Identitas Program dan Pelaksana
2. Pendahuluan (Latar belakang, Dasar)
3. Tujuan dan Manfaat, Hasil yang diharapkan
4. Perencanaan
(Hal-hal yang direncanakan oleh pelaksana untuk dilaksanakan dalam rangka menjacapi tujuan dan sasaran kegiatan).
5. Pelaksanaan
Informasi tentang waktu dan tempat, pelaksanaan, peserta, lembaga mitra dsb, yang berhubungan dengan pelaksanaan.
6. Hasil Yang Dicapai
Informasi tentang hasil dari pelaksanaan kegiatan
7. Evaluasi
Penilaian apakah hasil yang dicapai sesuai dengan harapan awal atau rencana awal atau tidak. Di Bagian ini diuraikan juga hal-hal yang menunjang program dan hal-hal yang menjadi penghambat termasuk hal-hal yang menjadi kekurangan tim pelaksana.
8. Rekomendasi
Berdasarkan evaluasi pelaksanaan maka pelaksana merekomendasikan atau mengusulkan saran-saran tertentu kedepan.
9. Laporan Keuangan
Berisi tentang pemasukan keuangan dan pengeluaran dilengkapi dengan bukti-bukti keuangan (lampiran)
10. Penutup
11. Lampiran-lampiran (Foto, kwitansi, surat penting , publikasi media cetak, dll)
CATATAN AKHIR
Menyusun proposal dan laporan kegiatan hanya bisa kita lakukan jika kita mau mencoba belajar menyusunnya. Jadi tak ada kata lain selain selamat belajar, selamat mencoba, Selamat berpikir bahwa ANDA BISA.
If You Think Can……… You Can !!!!
Lampiran:
Contoh Proposal
PROPOSAL
A.
NAMA DAN DESKRIPSI PROGRAM
Program ini diberi nama : PROGRAM SUMêKOLAH DAN GEBYAR SAINS FMIPA UKIT 2006. Dilihat dari namanya maka sebenarnya program
ini terdiri dari 2 bagian yaitu:
-
Program Sumêkolah adalah program stimulus untuk bersekolah (sumêkolah) dalam wujud sosialisasi manfaat studi di bidang sains
alam (MIPA) dan uji minat dan kemampuan akademik.
-
Gebyar Sains adalah
program yang bermaksud merangsang kecintaan siswa khususnya dan masyarakat
umumnya terhadap sains alam dan mendaratkan manfaat sains alam dalam kehidupan
kesejahteraan masyarakat.
B.
DASAR PEMIKIRAN
1.
Kompetisi di
era globalisasi bakalan semakin meningkat. Hal ini menuntut setiap manusia
untuk siap menghadapinya, kalau tidak maka akan tergilas oleh arus globalisasi.
Kemampuan menghadapi persaingan global akan sangat bergantung pada kualitas
penguasaan terhadap ilmu pengetahuan (sains)
yang didapatkan dari dunia pendidikan.
2.
Dewasa ini
banyak pihak memberi motivasi kepada masyarakat untuk melanjutkan studi ke
jenjang yang lebih tinggi. Namun masyarakat mengalami banyak kendala dalam
melanjutkan studi misalnya ke jenjang perguruan tinggi. Paling tidak ada 3
kendala untuk melanjutkan studi yaitu minat dari siswa, faktor informasi dan
faktor ekonomi. Siswa sering kurang berminat karena berbagai faktor,
diantaranya ada opini kurang baik yang terbentuk dalam dirinya tentang
perguruan tinggi. Faktor informasi berupa minimnya informasi tentang program
studi juga cukup berpengaruh. Namun pengaruh yang cukup besar juga datangnya
dari faktor ekonomi, dimana daya beli masyarakat dewasa ini menurun akibat
krisis berkepanjangan sementara biaya studi di hampir semua perguruan tinggi
semakin meningkat.
3.
Ketiga faktor
ini perlu mendapatkan jawaban berwujud:
a.
Rangsangan
terhadap minat siswa khususnya dan masyarakat umumnya terhadap sains. Dalam hal
ini apa yang bisa mereka lakukan dengan menguasai bidang sains tertentu perlu
disosialisasikan.
b.
Kesenjangan
informasi perlu terus dijembatani dengen mengintensifkan komunikasi antara
perguruan tinggi dengan siswa / sekolah. Hal ini bisa diwujudkan diantaranya
dengan kemitraan antara sekolah dan perguruan tinggi.
c.
Kendala
ekonomi dapat diatasi dengan memberikan kemudahan pembayaran atau program beasiswa
bagi yang kurang mampu
4.
Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA)
adalah salah satu Fakultas di lingkungan Universitas
Kristen Indonesia Tomohon, yang saat ini mengelolah Program Studi: Biologi (Konsentrasi Biologi
Lingkungan), Farmasi (Konsentrasi Ilmu Farmasi) dan statistika (Konsentrasi Statistika
Industri) sedang mengupayakan usaha solutif di atas diantaranya dengan
menggagas program ini (Gambaran lebih detil, dapat dilihat pada bentuk
kegiatan).
C.
TUJUAN DAN MANFAAT
Tujuan
Tujuan
1.
Merangsang minat dan
kecintaan masyarakat terhadap sains alam lewat kegiatan positif konstruktif dan
akademis seperti seminar Farmasi, lomba matematika dan lomba karya tulis
lingkungan.
2.
Mensosialisasikan seluk beluk
keberadaan Program Studi di FMIPA UKIT kepada pemerintah, jemaat dan
masyarakat lewat berbagai bentuk
kegiatan.
3.
Membangun komunikasi dan
kerjasama yang baik dan berkelanjutan antara FMIPA UKIT dengan Pemerintah,
Gereja dan masyarakat dalam hal pengembangan SDM dan pembangunan.
4.
Melakukan transfer pengetahuan MIPA kepada masyarakat.
5.
Melakukan
proses rekrutment mahasiswa baru FMIPA UKIT tahun ajaran 2005/2006 lewat proses seleksi “program SUMêKOLAH”
6.
Merekrut
mahasiswa berprestasi namun kurang mampu untuk dibiayai lewat program.
Manfaat
Manfaat
1.
Bagi Pemerintah
- Program ini akan
menunjang program pemerintah di bidang pendidikan secara khusus dalam upaya
peningkatan kualitas warga dalam penguasaan IPTEK bidang MIPA.
- Lewat program ini dapat dibangun kerjasama yang mutualistis untuk
pengembangan bidang yang berhubungan dengan program studi di FMIPA seperti:
pertanian, kelautan, lingkungan hidup, kesehatan dan perencanaan pembangunan
serta pengolahan data statistik.
2. Bagi Institusi Gereja
- Program ini akan menunjang implementasi tugas dan panggilan di bidang pendidikan
- Program ini akan menampakkan kepedulian
institusi pendidikan dan gereja untuk mengembangkan sumber daya manusia secara khusus warga
jemaat
- Dengan
program ini kerjasama antar gereja sebagai wujud nyata konsep Keesaan
Gereja (oikumenisme) dapat
dinyatakan.
3. Bagi Siswa / Pihak Sekolah
- Informasi mengenai MIPA dan prospeknya akan dikenali
lebih dahulu sebelum anggota masyarakat (siswa)
mengambil keputusan untuk kuliah (tidak “membeli kucing di dalam karung”
atau masuk ke perguruan tinggi tanpa mengenal seluk beluknya).
- Program ini
akan membantu menggagas maupun menginformasikan program stimulus studi berupa
beasiswa.
- Lewat program ini dapat terbentuk kerjasama
berkelanjutan antara FMIPA UKIT dan pihak sekolah.
4. Bagi Pihak Sponsor
- Program ini dapat menjadi ajang publikasi
produk atau program pihak sponsor, dimana jangkauan geografis maupun audiens
cukup luas.
- Menjadi wadah untuk mewujudkan komitmen
kepedulian sosial dari perusahaan.
5. Bagi FMIPA UKIT
- Program ini akan membantu upaya sosialisasi dan
rekrutment mahasiswa baru serta membantu mewujudkan implementasi Tri Darma Perguruan Tinggi (Pendidikan dan
pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat).
D.
TEMA DAN SUB TEMA
Tema:
“SAINS UNTUK SEMUA” (Science
for All)
Sub Tema:
“Menstimulus
kecintaan masyarakat terhadap sains alam,
serta mentransfer karya sains bermanfaat bagi kemanusiaan dan keutuhan ciptaan”
E.
BENTUK KEGIATAN
1. Dengan sekolah-sekolah / siswa:
a. Ceramah
/ penjelasan tentang seluk beluk program studi di FMIPA UKIT kepada siswa
diikuti dengan dialog.
b. Test Masuk
FMIPA UKIT (Program Sumêkolah)
c. Dialog
dan seminar melibatkan guru-guru / pimpinan sekolah
d. Kompetisi
Matematika
e. Lomba
Karya Tulis lingkungan
f. Rekrutmen
penerima beasiswa
2. Dengan Pemerintah Kabupaten/ Kota se Sulut:
a. Audiensi dan dialog tentang kemungkinan
kerjasama antara FMIPA UKIT dengan Pemerintah
b. Seminar
dengan Tema: “Prospek Pengembangan, Kebutuhan dan Kontribusi Ilmu Biologi, Farmasi
dan Statistika dalam Pembangunan Kabupaten / Kota di Sulut”.
c. Pelatihan
Statistika praktis bagi staf adminstrasi tingkat desa hingga kabupaten kota
d. Diskusi sosialisasi karya sains terbaik
Biologi, Farmasi dan Statistika
3. Dengan
Gereja:
a. Penyuluhan
lingkungan dan obat alam
b. Ibadah bersama dan sosialisasi FMIPA di
gereja – gereja
F.
WAKTU DAN TEMPAT
Program ini akan dilaksanakan pada Bulan Maret –
Juni 2006
Di Kab / Kota Sulut, Gorontalo, Sulteng, Sulsel,
Maluku, dan Papua
G. PEMBIAYAAN
A. RENCANA PENGELUARAN
1. SEKRETARIAT Rp................
2. acara Rp....
3. dst
Terbilang :
B.
RENCANA PEMASUKAN
1. PEMKOT TOMOHON
2. DST
TOTAL
Terbilang : Tujuh
Puluh Lima Juta Rupiah
H. PENUTUP
Demikian kerangka acuan ini dibuat sebagai bahan acuan dalam pelaksanaan
program ini, dan sebagai bahan pertimbangan
bagi semua pihak yang berkenan untuk turut serta menunjang suksesnya
program ini.
Tanda tangan panitia
Mengetahui
pimpinan institusi